Είστε επικεφαλής μιας συνδιάσκεψης, μιλώντας για τα χρονοδιαγράμματα του έργου, τα παραδοτέα και τις προθεσμίες. Συνοψίζετε, έχοντας βεβαιωθεί ότι καλύψατε τα πάντα στη λίστα σας. Αλλά κάποια στιγμή αργότερα -ίσως λεπτά, ημέρες ή εβδομάδες- συνειδητοποιείτε ότι κανείς δεν έχει πρόθεση πραγματικά να κάνει ό, τι είπατε.
Σας θυμίζει κάτι; Όταν ηγείστε μιας ομάδας από διαφορετικά τμήματα ή ακόμη και μια ομάδα συμμαθητών σας, είναι απίθανο όλοι να συμμορφωθούν τυφλά σε κάθε αίτημά σας. Πράγματι, η συμμόρφωση δεν είναι απαιτούμενη από τους συναδέλφους και τους υφισταμένους – απαιτούνται ιδέες, συνεργασία και συμμετοχή.
Πώς μπορείτε να πετύχετε αυτό το μαγικό συνδυασμό; Δεν είναι εύκολο και η εγγενής δυσκολία μπορεί να ερμηνεύσει τα αποτελέσματα μιας έρευνας της εταιρείας ESI International, η οποία διαπίστωσε έλλειψη διευθυντών έργου στο 83 % των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα.
«Κανείς δεν νοιάζεται για τις προθεσμίες σας. Τους ενδιαφέρει ο στόχος», λέει ο Τζορτζ Μπρατ, συγγραφέας του First-Time Leader. «Θα πρέπει να συν-δημιουργήσετε ένα κοινό σκοπό και να τους καθοδηγήσετε προς ένα στόχο, και αυτό είναι κάτι που δεν το μαθαίνει κανείς στο πανεπιστήμιο».
Δεν αφορά τις ιδέες σας
Το πρώτο βήμα είναι να αλλάξετε την οπτική σας. Αντί να επινοείτε σχέδια για να κάνετε τους άλλους να κάνουν αυτό που θέλετε, αναγνωρίστε ότι οι ιδέες τους θα μπορούσαν να είναι εξίσου πολύτιμες με τις δικές σας. Φυσικά εσείς γνωρίζετε τους στόχους και το πλαίσιο του έργου απ’ έξω κι ανακατωτά. Δουλειά σας είναι να μεταδώσετε το νόημα της ευρύτερης αποστολής ούτως ώστε να καταλάβουν οι άλλοι πώς εντάσσονται στο ευρύτερο σύνολό.
«Για να το κάνετε σωστά, θα πρέπει να πιστεύετε πραγματικά ότι εκείνοι στους οποίους το αναθέτετε μπορούν να τα καταφέρουν καλύτερα από εσάς», λέει ο Μπρατ. «Θα πρέπει να τους δώσετε πολύ σαφή κατεύθυνση. Θα πρέπει να τους προσφέρετε τους πόρους, την εκπαίδευση. Στη συνέχεια θα πρέπει να τους αφήσετε να το κάνουν».
Αυτό σημαίνει να ακούτε τις προτάσεις των άλλων κατά την έναρξη του έργου, καθώς και σε όλη τη διάρκειά του. «Δεν είναι κάτι που γίνεται άπαξ, είναι μια σειρά επαναλαμβανόμενων συζητήσεων», λέει.
Χτίστε προσωπικές σχέσεις με τον καθένα
Θα έχετε μεγαλύτερη επιτυχία στην καθοδήγηση μιας ομάδας αν γνωρίζετε τα μέλη της ομάδας σας και έχετε ήδη στενές σχέσεις μαζί τους. Κάντε μια λίστα με τα πέντε ή δέκα άτομα στο χώρο εργασίας ή την εταιρεία σας με τα οποία είναι πιθανό να συνεργαστείτε στο μέλλον. Γνωρίστε τους.
«Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να αναπτύξετε ισχυρές σχέσεις με τους ανθρώπους όταν δεν τους χρειάζεστε. Ο μεγαλύτερος μοχλός για να γίνει οτιδήποτε είναι οι διαπροσωπικές σχέσεις», λέει ο Πίτερ Μπρέγκμαν, επιχειρηματικός σύμβουλος.
Ρωτήστε για τη ζωή τους, πείτε τους για τη δική σας, προσφερθείτε να τους βοηθήσετε και να είστε αξιοπρεπής. Όσο για εκείνους με τους οποίους είχατε προβλήματα στο παρελθόν, τώρα είναι η ώρα να διορθώσετε αυτές τις σχέσεις.
Αν έχετε ηγετικό ρόλο και δεν ξέρετε την ομάδα καλά, αφιερώστε χρόνο και γνωριστείτε με τον καθένα προσωπικά για να δείτε τις προτεραιότητές του. Εάν δεν μπορείτε να συναντηθείτε κατ’ ιδίαν, μια τηλεδιάσκεψη είναι η αμέσως επόμενη λύση.
Συμπεριλάβετε ολόκληρη την ομάδα
Όταν είστε επικεφαλής, μπορεί να αισθάνεστε ότι είστε υποχρεωμένος να έχετε όλες τις ιδέες και τις απαντήσεις. Στην πραγματικότητα, η δουλειά σας είναι να αξιοποιήσετε τη συλλογική ευφυΐα της ομάδας σας για το καλό της εταιρείας.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ζητάτε συμβουλές. Οι άνθρωποι αρέσκονται στο να δίνουν συμβουλές, τους κάνει να αισθάνονται ότι έχουν αξία. «Όταν ακούτε τις συμβουλές τους, όχι μόνο παίρνετε καλές ιδέες, αλλά οικοδομείτε και τη σχέση σας μαζί τους», λέει ο Μπρέγκμαν.
Φανείτε συνεπής. Εάν συμβουλευτείτε κάποιον, ενημερώστε τον για το αποτέλεσμα. Εάν αποφασίσετε να ακολουθήσετε διαφορετική προσέγγιση, εξηγήστε του το γιατί και το πώς σας επηρέασε η γνώμη του. Μην αγνοήσετε το ζήτημα ελπίζοντας ότι δεν θα το παρατηρήσει.
Μέσα από την πορεία του έργου, θέστε τον πυρήνα της αποστολής στο επίκεντρο. Και πάλι, αυτό δεν θα πρέπει να πηγάζει αποκλειστικά από εσάς, αλλά να προκύπτει από μια συζήτηση με ολόκληρη την ομάδα. «Δεν μιλάμε για το να μπείτε στη θέση τους», λέει ο Μπρατ. «Μιλάμε για το να προσπαθήσετε να δείτε το έργο μέσα από την καρδιά τους».
